Projektmitglieder: Darko Jankovic, Marin Juric, Lelica Milutinovic, Ivan Joel Sta. Maria, Merve Taskaya, ‚Jasmin Waltenberger, Simon Widrich
Im heurigen Projektpraktikum der FH des BFI Wien wurde das Projektteam um Darko Jankovic, Lelica Milutinovic, Ivan Joel Sta. Maria, Merve Taskaya, Jasmin Waltenberger und Simon Widrich durch die Projekt Management Austria (pma) beauftragt. Ziel war die Implementierung eines geeigneten RPA-Tools (Robotic Process Automation) in der pma.
Hierfür wurde im Sommersemester 2021 (4. Semester) begonnen, verschiedene RPA-Tools zu analysieren, zu vergleichen und einer Bewertung zu unterziehen. Die pma hat sich am Ende für das Tool „Power Automate” von Microsoft entschieden. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens wurde im Wintersemester 2021 (5. Semester) damit begonnen, einen von der pma gewünschten Prozess über dieses Tool zu optimieren. Es war der Wunsch den Prozess der Zertifizierungen zu automatisieren und nachhaltig zu verbessern. Konkret unterstützt unsere Implementierung bei der Ablage und Dokumentation der Zertifizierungen und greift nach Start des Workflows auf eine Excel Datei (diese Datei beinhaltet Informationen über die zuständigen Assessor:innen und Kandidat:innen) zu, erstellt anschließend Ordner am Sharepoint, vergibt Berechtigungen an die zuständigen Assessor:innen, loggt alle durchgeführten Schritte in einer Excel Datei und entfernt, nach einer von der pma gewünschten Zeit, die gesamte Ordnerstruktur.
„Durch die Aufteilung unseres Projektteams in die Bereiche Projektmanagement und IT, konnten wir in ständiger Abstimmung für eine professionelle Umsetzung des Projekts sorgen“, meint Projektleiter Darko Jankovic in Bezug auf die Herausforderung, die Expertise der einzelnen Projektteammitglieder voll ausnützen zu können.
Wir bedanken uns herzlich für die gute Zusammenarbeit bei unseren Projektauftraggebern Arkad Kuhnle und Alexander Vollnhofer, welche uns jederzeit mit Rat und Tat zur Verfügung standen und uns durch regelmäßiges Feedback bei der Abwicklung des Projektes unterstützten. Durch das von uns implementierte Tool, welches auch jederzeit auf andere Prozesse angewendet werden kann, wird die pma mit Sicherheit auch noch weitere Möglichkeiten zur Verbesserung von internen Prozessen finden. Wir sind froh und stolz, dass wir bei einem spannenden Thema wie der Robotic Process Automation mitwirken durften.